mPlanner Focus
Vymáčkněte ze svého nástroje maximum.
mPlanner Focus není klasický diář. Je to jednoduchý systém, jak převzít kontrolu nad svým časem, úkoly a prioritami.
Vychází z principu Eisenhowerovy matice, ale rozšiřuje jej o cíle, týdenní plánování, denní fokus a pravidelnou reflexi.
Nejde o to stihnout všechno. Jde o to dělat správné věci ve správný čas.
Jak s mPlannerem Focus pracovat
Řiďte priority podle reality, ne pocitu
Každý nový úkol zařaďte podle toho, zda je skutečně důležitý, urgentní, delegovaný nebo si jej potřebujete pouze poznamenat.
Soustřeďte se na to, co má skutečný dopad
Nejde o to zapisovat všechno. Jde o to jasně si říct, co je důležité, udržet fokus během týdne a dotahovat věci do konce.
Většina lidí řeší urgentní a ignoruje důležité.
mPlanner Focus vám pomáhá tento návyk obrátit. Místo neustálého reagování na operativu vidíte také věci, které sice nekřičí „hned“, ale mají největší dopad na vaše výsledky.
3 kroky, jak systém používat
Rozdělte úkoly podle reality
Rozlišujte mezi tím, co je důležité, co je urgentní a co může počkat.
Naplánujte jen to, co má smysl
Ne všechno patří do mPlanneru. Co trvá pár minut, udělejte hned. Případně si drobnost zapište do sekce „Poznamenám si“ a podobné úkoly vyřešte najednou.
Dotahujte a reflektujte
Pravidelně kontrolujte, co je hotové, co zůstává otevřené a co už není důležité. Bez reflexe není posun.
Struktura mPlanneru Focus
Začněte pravou stranou. Jednotlivé části mPlanneru mají jasnou funkci a společně vytvářejí systém, díky kterému vidíte celý týden i jednotlivé priority.
Rozpad týdne (Po–Ne)
Plánujte jednotlivé dny tak, aby navazovaly na hlavní priority týdne.
Cíl týdne
Nejdříve směr, potom plán. Jasně formulovaný cíl vám pomůže rozhodnout, které úkoly mají skutečnou prioritu.
Důležité, ale neurgentní
Právě tady vznikají výsledky. Jsou to věci, které vás skutečně posouvají, ale často bývají vytlačeny každodenní operativou.
- mají největší dlouhodobý dopad
- posouvají vás směrem k cíli
- nevyžadují okamžitou reakci
- vyberte TOP důležité úkoly týdne
Důležité a urgentní
Krizové nebo časově kritické věci, které vyžadují okamžitou pozornost.
Ne všechno musíte dělat vy
Zapište si, co jste předali a na koho nebo na co čekáte. Uvolníte si hlavu, ale zároveň neztratíte přehled.
- co jste delegovali
- komu jste úkol předali
- na jaký výsledek nebo odpověď čekáte
Rychlé úkoly a poznámky
Prostor pro krátké poznámky, telefonáty, drobné úkoly do 5–10 minut nebo věci, které nechcete držet v hlavě.
Pokud vám prostor nestačí, jednoduše jej rozšiřte samolepicím lístkem.
Zachyťte myšlenku, ale neztrácejte fokus
Ne všechno, co vás napadne, je okamžitá priorita. To ale neznamená, že by dobrý nápad měl zmizet. Zachyťte jej a vraťte se k němu ve správný čas.
Klíčové principy
Pokud neřídíte priority, řídí vás okolí.
Bloky: vytvořte si vlastní systém
Jednotlivé bloky si nastavte podle toho, jak skutečně pracujete
Například v bloku A můžete mít poznámky a důležité úkoly od nadřízeného. Další blok můžete využít pro konkrétní projekt, zápisy z porad nebo jinou oblast, kterou potřebujete sledovat.
Jednotlivé bloky lze efektivně propojit s rejstříkem pomocí jednoduché adresy.
Použít můžete také konkrétní datum, například 210806 C1, kde datum označuje 8. srpna 2021 a C1 konkrétní blok.
V rejstříku máte téma a k němu krátkou adresu, která vás zavede přímo ke správnému týdnu a bloku. Nemusíte tak zpětně listovat celým mPlannerem.
Jak vytvořit systém poznámek, ve kterém najdete informace během několika sekund?
Jednou z vlastností, která mPlanner odlišuje od běžných diářů, je možnost vytvořit si vlastní jednoduchý systém třídění informací. Pokud jej budete používat konzistentně, budete vždy vědět, kde konkrétní poznámku, projekt nebo zápis hledat.
Jak na to?
Na začátku mPlanneru najdete indexový rejstřík. Do něj zapíšete jméno, téma, projekt nebo jiný identifikátor a jeho adresu v mPlanneru.
Na první dvoustraně týdne najdete prostor pro jeho označení. Řekněme například týden číslo 19.
K číslu týdne přidejte označení bloku. Pokud jsou poznámky k projektu Alfa v bloku B, vznikne adresa 19B.
Spojením kalendářního týdne a označení bloku vznikne unikátní adresa – klíč k rychlé orientaci a vyhledávání ve vašem mPlanneru.
Kdy plánovat následující týden? Jednoznačně v pátek.
Při plánování dalšího týdne si přepište nesplněné úkoly do týdne následujícího.
Přepisování má svůj psychologický význam. Nekumulujete úkoly, které postupně ztratí význam, znovu určíte jejich prioritu a zároveň vás nutí rozhodnout, zda daný úkol skutečně stojí za další místo ve vašem plánu.
A navíc: často je jednodušší úkol konečně dokončit, než ho znovu přepisovat.
