S mPlannerem pracuji již téměř 11 let. Samozřejmě se tak od začátku nejmenoval (více o jeho vzniku zde), ale principy, na kterých stojí, se za tu dobu příliš nezměnily. Vycházejí z jednoduchých myšlenek, které si postupným používáním osvojíte natolik, že se stanou přirozenou součástí vašeho pracovního dne.
mPlanner pro mě není jen místo, kam si zapisuji úkoly. Je to systém, který mi pomáhá přemýšlet o prioritách, plánovat práci a soustředit se na to, co je skutečně důležité.
Jak tedy s mPlannerem pracuji já?
1. Nejdříve přemýšlím, teprve potom zapisuji
Než si úkol zapíšu do příslušné části mPlanneru, potřebuji se rozhodnout, co s ním vlastně udělám. Pomáhají mi čtyři otázky:
- Jakou má úkol prioritu? Je důležitý, urgentní, obojí, nebo ani jedno?
- Kolik času bude vyžadovat? Zvládnu ho během několika minut, nebo si potřebuji vyhradit delší časový blok či rozdělit práci do několika kroků?
- Kolik energie a soustředění budu potřebovat? Některé úkoly zvládnu i unavený, jiné vyžadují odpočatou hlavu a plnou pozornost.
- Kdy se mu budu věnovat? Musím ho udělat dnes, naplánovat na později, delegovat, nebo může počkat?
Během pracovního dne na nás přicházejí nejrůznější požadavky. Od nadřízených, kolegů, zákazníků nebo v rámci společných projektů. K tomu přibývá administrativa a také úkoly, které si stanovujeme sami, protože souvisejí s našimi cíli.
Důležité je uvědomit si, že původ úkolu automaticky neurčuje jeho prioritu. Požadavek od nadřízeného nemusí být vždy nejdůležitější činností dne. A naopak úkol, který jsme si stanovili sami, může mít zásadní význam pro naše dlouhodobé výsledky.
Nestačí tedy vědět, co všechno máme udělat. Musíme se rozhodnout, čemu věnujeme svůj omezený čas a energii.
2. Rozlišuji urgentní a důležité úkoly
Jedním ze základních principů mPlanneru je rozlišování mezi důležitostí a naléhavostí úkolů, které vychází mimo jiné z Eisenhowerovy matice.
Urgentní úkoly vyžadují rychlou reakci. Důležité úkoly mají významný dopad na naše cíle, výsledky nebo oblasti života, na kterých nám záleží.
Některé úkoly jsou důležité i urgentní zároveň. Největší pozornost však věnuji těm, které jsou důležité, ale zatím nejsou urgentní. Patří sem například strategické plánování, rozvoj lidí, zlepšování procesů, vzdělávání nebo práce na dlouhodobých projektech.
Pokud je dnes neuděláme, většinou se nic dramatického nestane. Jenže pokud je budeme odkládat celé týdny nebo měsíce, důsledky mohou být zásadní.
Urgentní úkoly si mě během pracovního dne většinou najdou samy. Ty důležité si musím naplánovat. A právě proto používám mPlanner.
3. Jak využívám jednotlivé části mPlanneru?
Základem mého každodenního fungování je týdenní dvoustrana, která propojuje operativní úkoly s dlouhodobými prioritami.
Důležité a urgentní úkoly – co musím řešit přednostně
V levé horní části eviduji úkoly, které vyžadují rychlé řešení. Například závažný provozní problém, důležitý požadavek zákazníka nebo přípravu podkladů na jednání. Další prostor označený A, B, C a D využívám podle aktuálních potřeb pro jednotlivé projekty, pracovní oblasti nebo skupiny úkolů.
Delegováno / čekám – co nemusím dělat osobně
Ve spodní části levé strany si zaznamenávám úkoly, které jsem předal kolegům nebo u kterých čekám na odpověď. Potřebuji mít přehled, kdo je za ně odpovědný a kdy očekávám výsledek. Nemusím tak všechny rozpracované záležitosti držet v hlavě.
Důležité, ale neurgentní – co mě skutečně posouvá
Tohle je pro mě nejdůležitější část celého týdenního plánování.
V pravé horní části si stanovuji hlavní cíl týdne a tři konkrétní priority. Někdy jde o jeden větší cíl rozdělený do tří kroků, jindy o tři samostatné cíle.
Týden nezačínám, dokud nemám jasno v tom, které tři důležité věci chci skutečně posunout.
Denní plánování – co udělám zítra?
Každý pracovní den, než odejdu z kanceláře, si projdu e-maily, kalendář, poznámky a rozpracované úkoly. Následně si určím jednu až tři důležité priority na následující den.
Přemýšlím také o jejich časové a energetické náročnosti. Složitější činnosti se snažím plánovat na dobu, kdy mám nejvíce energie a mohu se plně soustředit.
Neodcházím z kanceláře, dokud nevím, na co se chci následující den soustředit. Je to jeden z mých nejdůležitějších pracovních návyků.
4. Příklad z praxe: Jak se nenechat pohltit operativou?
Představte si běžné pondělní ráno v manažerské praxi.
Čeká mě pravidelná porada, potřebuji vyřešit neočekávaný provozní problém a připravit podklady pro vedení. Do toho přicházejí e-maily, telefonáty a požadavky kolegů.
Zároveň ale vím, že tento týden potřebuji dokončit návrh zlepšení pracovního procesu, který může v budoucnu přinést významné úspory a zjednodušit práci celému týmu.
Jenže právě tento úkol není urgentní. Nikdo mi kvůli němu každou hodinu nevolá a jeho nedokončení nezpůsobí okamžitý problém.
A tak bych ho mohl znovu odložit.
Jenže pokud budu každý den řešit pouze to, co právě hoří, kdy se dostanu k tomu, co může podobným problémům do budoucna předcházet?
Proto mám tento projekt mezi důležitými týdenními prioritami. Rozdělím si ho na konkrétní kroky a vyhradím si na něj čas, například v úterý dopoledne.
Pokud přijde něco skutečně naléhavého, mohu plán upravit. Ale důležitý úkol nezmizí z mého zorného pole jen proto, že se objevila další operativa.
Právě v tom vidím jednu z největších hodnot mPlanneru. Nepomáhá mi pouze organizovat úkoly. Pomáhá mi chránit čas na práci, která má skutečný význam.
5. Plánování je dovednost, kterou je potřeba trénovat
Zpočátku nemusí být jednoduché správně rozlišovat důležité a urgentní úkoly, odhadovat jejich časovou náročnost nebo poznat, kdy na ně budeme mít dostatek energie.
Stejně jako každou jinou dovednost je ale i plánování potřeba trénovat. Postupně začnete lépe odhadovat vlastní kapacitu, realističtěji plánovat a rozpoznávat činnosti, které mají největší přínos.
Pomoci může například Paretův princip 80/20, který nás vede k zamyšlení nad tím, zda menší část našich aktivit nepřináší podstatnou část výsledků.
Cílem totiž není zvládnout co nejvíce úkolů. Cílem je věnovat svůj omezený čas a energii těm správným.
6. Proč má mPlanner záměrně omezený prostor?
mPlanner nemá sloužit jako rozsáhlý poznámkový blok nebo úložiště všech informací.
Jeho hlavním účelem je pomáhat nám organizovat práci, rozhodovat se a udržovat přehled.
Proto si do něj většinou zapisuji pouze klíčová slova a krátké formulace, které mi připomenou konkrétní úkol nebo souvislost.
Během dne běžně používám také malé lepicí bločky. Pokud mě při soustředěné práci něco napadne nebo přijde nový požadavek, rychle si ho poznamenám a pokračuji v původní činnosti.
Později poznámky projdu, vyhodnotím jejich význam a důležité úkoly přenesu do mPlanneru.
Ne každá myšlenka nebo nový požadavek musí okamžitě změnit to, na čem právě pracuji. Právě schopnost udržet pozornost a neustále nepřeskakovat mezi úkoly považuji za jeden ze základních předpokladů efektivní práce.
7. Rejstřík: Abych nemusel všechno hledat
Důležitou součástí systému je také rejstřík, do kterého si zaznamenávám odkazy na stránky s důležitými poznámkami, projekty nebo informacemi.
Když se k určitému tématu potřebuji po několika týdnech vrátit, nemusím zbytečně listovat celým plánovačem. Jednoduše vyhledám příslušnou stránku.
Důležitá totiž není jen schopnost informace zaznamenat, ale také je ve správnou chvíli znovu najít.
8. Reflexe: Co fungovalo a co potřebuji změnit?
Samotným splněním úkolů plánování nekončí.
Na konci měsíce se vracím ke svým cílům a hodnotím, co se podařilo, co se nepovedlo a kde jsem zbytečně ztrácel čas nebo energii.
Pokládám si například otázky:
- Co se mi podařilo dokončit a jaký to mělo skutečný přínos?
- Které důležité úkoly jsem opakovaně odkládal a proč?
- Kde jsem zbytečně ztrácel čas, energii nebo pozornost?
- Co bych měl příště udělat jinak?
Závěry následně využívám při plánování dalšího měsíce.
Nejde mi o to spočítat, kolik úkolů jsem si odškrtl. Zajímá mě především to, zda jsem se skutečně posunul v oblastech, na kterých mi záleží.
9. Jednoduchý systém, který propojuje každodenní práci s dlouhodobými cíli
Kdybych měl celý princip mPlanneru shrnout do několika kroků, vypadal by následovně:
Zachytit → Vyhodnotit → Rozhodnout → Naplánovat → Udělat → Reflektovat.
- Zachytit úkoly, myšlenky a požadavky, abych je nemusel držet v hlavě.
- Vyhodnotit jejich důležitost, naléhavost, časovou a energetickou náročnost.
- Rozhodnout, co udělám osobně, co deleguji, odložím nebo úplně vyřadím.
- Naplánovat důležité činnosti a vyhradit jim konkrétní čas.
- Udělat to, co jsem si naplánoval, a soustředit se na dokončování.
- Reflektovat výsledky a pravidelně upravovat způsob práce.
To je základ systému, který používám téměř 11 let. Není to žádná zázračná metoda, jak zvládnout dvojnásobek práce za polovinu času. Je to soubor jednoduchých principů, které mi pomáhají lépe pracovat s vlastními prioritami, časem a energií.
mPlanner za vás práci neudělá. Pomůže vám ale vytvořit vlastní systém, díky kterému budete mít větší přehled o svých závazcích, jasnější priority a především prostor věnovat se věcem, které jsou skutečně důležité, i když právě nespěchají.
Protože dobře naplánovaný den není ten, ve kterém stihnete všechno. Je to ten, ve kterém jste se věnovali tomu, na čem skutečně záleží.